O setor de RH de uma empresa possui diversas tarefas importantes que devem ser levadas em consideração. Além de atrair e procurar reter os possíveis talentos que podem proporcionar melhores resultados para a organização, é necessário garantir que todos os colaboradores não tenham nenhum problema com seus pagamentos e benefícios.
Tendo isso em mente, a folha de pagamento é totalmente essencial para garantir essa conformidade, e deve ser elaborada corretamente para evitar grandes problemas para a empresa e consequentemente para os seus colaboradores.
Hoje veremos 5 erros que não podem ser cometidos no momento de elaborar uma folha de pagamento.
1. Erros de cálculo
Um dos primeiros erros está justamente em realizar cálculos equivocados. Entre os percentuais existentes na folha de pagamento temos os benefícios, INSS, horas extras, faltas, atrasos e diversos outros que influenciam no pagamento de salário.
Em cálculos feitos em ferramentas como planilhas, por exemplo, é possível que erros possam acontecer, e por isso é necessário se atentar e revisar diversas vezes ao calcular a folha de pagamento. Quando a empresa possui um software de gerenciamento da sua folha de pagamento a rotina se torna menos complicada e mais segura em relação aos possíveis erros, pois as configurações prévias colaboram para isso, porém, isso não isenta a necessidade da conferência dos seus cálculos até o momento do pagamento.
2. Carga horária registrada incorretamente
Além de erros comuns de cálculos que podem ocorrer, uma falta de registro adequada da carga horária dos colaboradores pode contribuir ainda mais para futuros problemas. Informações como o período de entrada, intervalos, saídas, horas extras e faltas devem ser corretamente registrado para que a folha de pagamento seja efetuada com perfeição.
O recomendado está em utilizar um software para registrar esses dados, fazendo com que nada se perca e facilitando o controle de ponto periodicamente.
Um exemplo muito claro, são empresas em que há colaboradores trabalhando numa carga horária mensal de 180, 200, 220 horas, estas informações devem estar corretas, pois irá interferir de forma direta nos cálculos de horas extras, atrasos, faltas, dsr e consequentemente no recolhimento dos encargos.
3. Não repassar os dados para o eSocial
Procurando tornar mais simples a fiscalização de órgãos governamentais, o eSocial é um sistema obrigatório para empresas que possuem funcionários, necessitando registrar dados fiscais, trabalhistas e previdenciários.
Até mesmo dados como aumentos nos pagamentos e colaboradores efetivados devem ser registrados, necessitando que a equipe de RH tenha conhecimento da importância da atualização dos dados, se mantendo regular ao eSocial. Portanto, é de suma importância estar mantendo sempre os envios atualizados para evitar problemas futuros.
4. Não colocar os colaboradores no enquadramento correto
Em cada categoria trabalhista existem diferentes normas, necessitando que o preenchimento dessa categoria seja feita corretamente, pois o contrário já irá causar o comprometimento da folha de pagamento.
A categoria, assim como o enquadramento (freelancer, assalariado, pessoa jurídica) dos colaboradores deve ser registrada adequadamente de acordo com o que foi combinado entre o empregador e empregado.
É importante sempre lembrar que qualquer informação colocada de forma incorreta poderá ocasionar erros que no final irá impactar no resultado final de toda a folha de pagamento.
5. Errar ao prever custos
Um problema comum entre as empresas que conseguem administrar a folha de pagamento no decorrer do ano, é a falta de preparo no 13º. Isso pode causar prejuízos para o financeiro em um momento considerado delicado.
Em uma situação hipotética onde a empresa teria de utilizar um empréstimo para pagar essa remuneração aos colaboradores, isso resulta em juros altos que podem afetar diretamente o caixa do negócio. O correto está em promover uma ótima previsão de gastos, por meio de softwares de gerenciamento, pois eles irão contribuir bastante na tomada de decisões.
Se você acha que será difícil solucionar os problemas citados neste artigo, saiba que é exatamente o oposto! Todos esses problemas podem ser resolvidos com o uso de um software de gestão de recursos humanos.
Por meio da nossa solução é possível simular e calcular as folhas de pagamento, gerenciar os benefícios dos colaboradores, aplicar um módulo de ponto eletrônico, realizar uma integração com o eSocial e diversas outras funções para impulsionar as tarefas de Recursos Humanos.
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